Hysbysiad preifatrwydd ar gyfer Academi Wales

Diweddarwyd 11 Rhagfyr 2023

Crëwyd Academi Wales (y cyfeirir ato fel ‘ni’ neu ‘ein’), fel rhan o Lywodraeth Cymru, ym mis Medi 2012 fel y ganolfan rhagoriaeth mewn arweinyddiaeth a rheolaeth ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru.

Mae’r hysbysiad hwn yn nodi sut y byddwn yn defnyddio eich data personol, a’ch hawliau mewn perthynas â’r data hwnnw.

1. Eich data

1.1 Pwrpas

Mae Academi Wales yn ceisio trawsnewid Cymru drwy ragoriaeth mewn arweinyddiaeth, i adeiladu dyfodol i Gymru lle mae arweinyddiaeth ein gwasanaethau cyhoeddus yn weledigaethol, yn gydweithredol, yn arloesol ac yn llwyddiannus wrth ysgogi gwelliant ym mywydau pobl sy'n byw yng Nghymru.

I wneud hyn, rydym yn darparu digwyddiadau ac ymyriadau dysgu ar gyfer staff y sector cyhoeddus a'r trydydd sector yng Nghymru. Mae angen i ni brosesu rhywfaint o ddata personol i'n galluogi i reoli pob agwedd ar ein perthynas â'n cynulleidfa. Bydd y prosesu hefyd yn caniatáu i'n cynulleidfa gysylltu a rhyngweithio â'i gilydd i gefnogi eu profiadau datblygu dysgu. Bydd y data personol a brosesir yn cynnwys y rhai sy'n ymuno â ni fel cynrychiolwyr (gan gynnwys cynorthwywyr personol, swyddfeydd preifat a staff cymorth eraill); cyn-siaradwyr, siaradwyr presennol a darpar siaradwyr ar gyfer ein digwyddiadau ac ymyriadau dysgu, a'r rhanddeiliaid yr ydym yn cydweithio â nhw.

Rydym yn bwriadu:

• casglu manylion staff gwasanaethau cyhoeddus a staff y trydydd sector yng Nghymru (ein cynrychiolwyr), a darpar siaradwyr o arolygon ar-lein ac o ffynonellau cyhoeddus er mwyn
  • rhoi'r manylion hyn ar gronfeydd data diogel yr ydym yn eu rheoli
  • defnyddio'r data hwn i drefnu, cynnal a hwyluso digwyddiadau a gweithgareddau arweinyddiaeth ar gyfer arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus Cymru a'r trydydd sector
• cydweithio â'n rhanddeiliaid, ein cynulleidfa ac eraill
• defnyddio eich manylion cyswllt (enw, e-bost a rhif ffôn) i gysylltu â chi i gymryd rhan mewn ymchwil i adeiladu ein sylfaen dystiolaeth ar ein strategaeth a'n heffaith ar arweinyddiaeth gwasanaethau cyhoeddus. Mae cymryd rhan mewn gweithgareddau ymchwil bob amser yn wirfoddol.
• defnyddio data anabledd, hygyrchedd ac alergenau i sicrhau bod ein digwyddiadau a'n gweithgareddau arweinyddiaeth mor gynhwysol â phosibl
• casglu data amrywiaeth gan ddysgwyr a siaradwyr i asesu ein hystadegau amrywiaeth a chynhwysiant ein hunain ar gyfer ein cynulleidfa rhwydwaith a rhaglen o arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus a thrydydd sector yng Nghymru
• anfon gwybodaeth farchnata am ein gwasanaethau i bobl sy'n optio i mewn i'n cyfathrebiadau
• cofnodi digwyddiadau a gweithgareddau arweinyddiaeth, a rhannu'r recordiadau ar ein gwefan i ddarparu adnoddau dysgu ar gyfer ein cynulleidfa rhwydwaith a rhaglen ac eraill, yn amodol ar gytundeb y siaradwr (siaradwyr) dan sylw.
• tynnu ffotograffau mewn digwyddiadau a gweithgareddau arweinyddiaeth, a rhoi cyhoeddusrwydd i ddigwyddiadau a gweithgareddau arweinyddiaeth gan ddefnyddio'r cyfryngau cymdeithasol, yn amodol ar gytundeb y mynychwyr dan sylw

1.2 Seiliau prosesu cyfreithlon

1.2.1 Tasg gyhoeddus

Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu gwybodaeth yn ein gweithgareddau gweithredol a dysgu yw ein tasg gyhoeddus; hynny yw, arfer ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â'n rôl a'n swyddogaethau craidd fel rhan o Lywodraeth Cymru.

Pan fo'r wybodaeth yn gyfystyr â data personol categori arbennig, y sail gyfreithiol ychwanegol yw bod y prosesu'n angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd. Mae hyn oherwydd:

• mae angen i ni gasglu data personol categori arbennig ymgeiswyr a chyfranogwyr digwyddiadau i asesu ein hystadegau amrywiaeth a chynhwysiant ein hunain ar gyfer ein cynulleidfa rhwydwaith a rhaglen o wasanaethau cyhoeddus Cymru ac arweinwyr y trydydd sector, er mwyn sicrhau bod ein cynnig yn cyrraedd cynulleidfa sy'n adlewyrchu'r gymdeithas y mae'n ei gwasanaethu. Mae hyn yn cynnwys eich nodweddion gwarchodedig: rhyw; hunaniaeth rywiol; hunaniaeth rhywedd; oed; hunaniaeth genedlaethol; ethnigrwydd; anabledd; crefydd; statws beichiogrwydd; statws partneriaeth.
• Rydym yn defnyddio rhywfaint o ddata anabledd, hygyrchedd ac alergenau at ddibenion gwneud addasiadau rhesymol mewn digwyddiadau a gynhelir gennym.

1.2.2 Caniatâd

Rydym yn gofyn am eich caniatâd i brosesu eich data personol i:

• anfon gwybodaeth farchnata at bobl sy'n gofyn amdani
• cofnodi gweithgareddau a ddewiswyd yn ystod rhaglen neu ddigwyddiad, yn amodol ar gytundeb y siaradwr/siaradwyr dan sylw
• tynnu ffotograffau mewn digwyddiadau a gweithgareddau arweinyddiaeth, yn amodol ar gytundeb y mynychwyr dan sylw

1.3 Derbynwyr

Byddwn bob amser yn lleihau'r data rydym yn ei rannu.

• Rydym yn rhannu eich manylion gyda'n partneriaid a/neu ddarparwyr at ddibenion cyflwyno a gwerthuso digwyddiadau ac ymyriadau dysgu.
• Rydym yn rhannu eich enw, rôl swydd a threfniadaeth gyda siaradwyr digwyddiadau arweinyddiaeth, i'w galluogi i addasu eu cynnwys dysgu i ddiwallu eich anghenion.
• Pan fyddwch yn ymuno â chyfarfodydd ar-lein neu rwydweithiau ar-lein, mae eich gwybodaeth yn weladwy i gyfranogwyr eraill. Mae hyn yn cynnwys eich ffrwd fideo, enw, sefydliad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn.
• Mae'r wybodaeth rydych chi'n ei chynnwys yn eich proffil aelod yn weladwy i aelodau eraill o'n gwefan. Gallwch ddiweddaru proffil eich gwefan ar unrhyw adeg.
• Os bydd digwyddiad neu weithgaredd arweinyddiaeth yn gofyn i chi drefnu noddwr/ cymeradwywr sefydliadol, byddwn yn rhoi gwybod i'ch noddwr/cymeradwywr am eich cynnydd yn ystod y digwyddiad/gweithgaredd. Ni fydd hyn yn cynnwys unrhyw wybodaeth gyfrinachol neu sensitif.
• Os ydych angen ac yn cytuno i gymryd rhan mewn diagnosteg datblygiad personol fel rhan o ddigwyddiad neu weithgaredd arweinyddiaeth, byddwn yn rhannu'ch gwybodaeth angenrheidiol gyda darparwr/darparwyr achrededig y diagnosteg.
• Byddwn yn rhannu eich enw, eich gofynion hygyrchedd a'ch gofynion dietegol gyda lleoliad(au) digwyddiadau i wneud addasiadau rhesymol i chi.

Gallwn hefyd ddatgelu eich gwybodaeth bersonol yn yr amgylchiadau canlynol:

• os ydym o dan ddyletswydd i ddatgelu neu rannu eich data personol er mwyn cydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol, neu er mwyn gorfodi neu gymhwyso ein telerau ac amodau a chytundebau eraill; neu i ddiogelu hawliau, eiddo neu ddiogelwch Llywodraeth Cymru, neu eraill; neu i ymchwilio neu atal trosedd.
• Os ydych yn cytuno.

1.4 Cadw

Byddwn yn cadw eich data personol cyhyd â'ch bod yn bodloni o leiaf un o'r meini prawf canlynol:

• rydych yn cael eich cyflogi gan sefydliad gwasanaeth cyhoeddus neu drydydd sector cymwys yng Nghymru
• rydych yn ymgymryd â rôl fel aelod o staff cymorth ar gyfer arweinydd sy'n perthyn i'n cymuned arweinyddiaeth
• mae gennych ddiddordeb mewn cydweithio â ni

a:

• nid ydych wedi rhoi gwybod i ni nad ydych bellach yn gweithio i sefydliad cymwys

Byddwn yn dileu a / neu'n gwneud yn ddienw unrhyw ddata personol a gedwir gennym ar unigolion nad ydynt bellach yn bodloni'r meini prawf uchod.

Os ydych wedi mynegi diddordeb mewn siarad yn ein digwyddiadau ac ymyriadau dysgu, byddwn yn cadw eich data personol am 10 mlynedd neu hyd nes y byddwch yn gofyn i ni ei ddileu, pa un bynnag sydd gyntaf.

Byddwn yn dileu a/neu'n gwneud yn ddienw pob data personol categori arbennig 2 fis ar ôl diwedd y digwyddiad/gweithgaredd perthnasol.

2. Eich hawliau

Mae gennych yr hawl:

• i gael mynediad at gopi o'ch data eich hun;
• i ni gywiro gwallau yn y data hwnnw;
• i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu (mewn rhai amgylchiadau);
• i'ch data gael ei 'ddileu' (mewn rhai amgylchiadau); ac
• i gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Y manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw: Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF. Rhif ffôn 0303 123 1113. Gwefan: ico.org.uk.

3. Trosglwyddiadau rhyngwladol

Gan fod eich data personol yn cael ei storio ar ein seilwaith TG, a'i rannu gyda'n proseswyr data, gellir ei drosglwyddo a'i storio'n ddiogel y tu allan i'r DU. Lle bo hynny'n wir, bydd yn ddarostyngedig i amddiffyniad cyfreithiol cyfatebol naill ai drwy benderfyniad digonolrwydd neu drwy gymalau cytundebol safonol / Cytundebau Trosglwyddo Data Rhyngwladol.

4. Manylion cyswllt

Y rheolydd data ar gyfer eich data personol yw Llywodraeth Cymru. Y manylion cyswllt ar gyfer y rheolwr data yw: Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd CF10 3NQ.

Y manylion cyswllt ar gyfer Swyddog Diogelu Data y rheolydd data yw: SwyddogDiogeluData@llyw.cymru.

Mae'r Swyddog Diogelu Data yn darparu cyngor annibynnol ac yn monitro ein defnydd o wybodaeth bersonol.

Polisi preifatrwydd ar gyfer gwefan hon

Diweddarwyd 11 Rhagfyr 2023

1. Gwybodaeth am y polisi preifatrwydd hwn

Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn nodi sut mae Llywodraeth Cymru (‘ni’) yn casglu data ac yn defnyddio gwybodaeth amdanoch fel rhan o’ch fel rhan o’ch defnydd o academiwales.gov.wales (y ‘wefan’).

Darllenwch y polisi preifatrwydd yn ofalus i ddeall sut byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Mae hyn yn cynnwys data personol:

• sy'n cael ei ddefnyddio er mwyn i chi allu mewngofnodi i adrannau diogel y wefan;
• sy'n cael ei gasglu gennych chi yn ystod sesiwn bori;
• rydych chi’n ei ddarparu i ni; a
• rydych chi'n ei uwchlwytho fel rhan o'ch defnydd o'r wefan.

Gallwch gael rhagor o fanylion ynglŷn â sut rydyn ni’n rheoli ein digwyddiadau ar ein tudalen Telerau ac Amodau.

2. Cysylltu â ni

Os byddwch yn dymuno cysylltu â ni ynglŷn â’r polisi preifatrwydd hwn, gallwch wneud hynny drwy:

• anfon e-bost atom yn academiwales@llyw.cymru; neu
• ysgrifennu atom yn Academi Wales, Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ.

3. Newidiadau i’r polisi preifatrwydd hwn

Mae’n bosibl y bydd y polisi preifatrwydd hwn yn cael ei ddiweddaru o bryd i’w gilydd. Bydd y fersiwn diweddaraf yn ymddangos yma ar y dudalen hon. Byddwn yn rhoi gwybod i chi os byddwn yn gwneud unrhyw newidiadau sylweddol i’r polisi preifatrwydd hwn neu i’r ffordd y byddwn ni’n casglu, yn cadw ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

4. Pori’r wefan heb fewngofnodi

Mae’r wefan hon wedi'i strwythuro er mwyn i chi allu ymweld â hi heb ddweud pwy ydych chi na datgelu unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch chi’ch hun. Os nad ydych chi’n mewngofnodi i'r wefan, ni fyddwn yn casglu unrhyw wybodaeth bersonol sy’n dweud pwy ydych chi'n benodol. Fodd bynnag, mae’n bosibl y byddwn yn casglu gwybodaeth am eich sesiwn bori yn unol â’n polisi cwcis isod (gweler Cwcis).

5. Yr wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei chasglu gennych chi

Gan ddibynnu sut rydych chi’n rhyngweithio â ni, mae’n bosibl y byddwn ni'n casglu’r wybodaeth ganlynol amdanoch chi:

• Gwybodaeth rydych chi’n ei rhoi i ni. Mae’n bosibl y byddwch chi’n rhoi gwybodaeth i ni amdanoch drwy gofrestru ar y wefan, drwy lenwi ffurflen ar-lein, drwy gofrestru ar gyfer digwyddiad, drwy gysylltu â ni dros y ffôn neu ar e-bost, neu drwy ryngweithio â ni fel arall. Efallai y byddwch chi am uwchlwytho gwybodaeth, llunio tudalen broffil sy'n bersonol i chi a rhannu gwybodaeth â phobl eraill.
  Cofiwch y byddwn yn gofyn i chi ddarparu gwybodaeth bersonol ychwanegol weithiau. Pan fyddwn ni'n gwneud hyn, byddwn yn esbonio pam rydyn ni’n casglu eich gwybodaeth a sut y byddwn yn ei defnyddio.
• Gwybodaeth y byddwn ni’n ei chasglu amdanoch chi yn awtomatig. Rydyn ni'n caglu gwybodaeth benodol yn awtomatig wrth i chi ymweld â'n gwefan. Gall hyn gynnwys gwybodaeth dechnegol, er enghraifft, y cyfeiriad Protocol Rhyngrwyd (IP) sy'n cael ei ddefnyddio i gysylltu eich cyfrifiadur chi â'r rhyngrwyd, eich gwybodaeth mewngofnodi, y math o borwr sydd gennych chi, a pha fersiwn ohono, eich gosodiad cylchfa amser, y math o ategyn pori sydd gennych, a pha fersiwn ohono, eich systemau gweithredu a'ch platfform.

Gweler Cwcis.

6. Sut rydyn ni'n defnyddio’ch gwybodaeth bersonol

Rydyn ni’n casglu, yn storio ac yn defnyddio gwybodaeth amdanoch chi er mwyn gallu rhoi mynediad i’n gwefan i chi, ac er mwyn i chi allu mwynhau'r gwasanaethau rydyn ni’n eu cynnig drwy ein gwefan ac elwa arnynt. Mae’r ffordd y byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth yn dibynnu ar ein rhesymau dros gasglu’r wybodaeth.

Os oes gennych chi hawl i weld adrannau diogel y wefan, caiff eich gwybodaeth bersonol ei defnyddio i greu manylion mewngofnodi unigryw. Bydd hyn yn golygu y byddwch yn gallu cael mynediad i'r wefan ac yn gallu dilysu pob sesiwn bori.

Er mwyn sefydlu manylion mewngofnodi unigryw ar eich cyfer, a dilysu eich sesiynau pori, efallai y bydd gwybodaeth amdanoch yn cael ei datgelu i’n contractwyr, gan gynnwys CDSM Interactive Solutions Limited a Microsoft Corporation. Dim ond er mwyn i chi allu mewngofnodi a dilysu eich sesiynau pori y caiff yr wybodaeth hon ei defnyddio.

Mae’n bosibl y byddwn ni’n defnyddio gwybodaeth sydd gennym amdanoch yn y ffyrdd canlynol hefyd:

• i gadarnhau pwy ydych chi
• i ddarparu ein gwasanaethau, ein gweithgareddau neu ein cynnwys ar-lein
• i gyfathrebu â chi
• i roi gwybod i chi am unrhyw newidiadau i’r wefan
• i ddiweddaru a chywiro ein cofnodion defnyddwyr
• i gynnal dadansoddiadau o ystadegau ac o’r farchnad, gan gynnwys ymarferion meincnodi, i’ch deall chi’n well ac i wella ein gwasanaethau
• i ddatblygu, i brofi ac i wella ein systemau
• i sicrhau bod cynnwys ein gwefannau yn cael ei gyflwyno yn y ffordd fwyaf effeithiol i chi ac i’ch cyfrifiadur
• i weinyddu ein gwefan ac ar gyfer gweithrediadau mewnol, gan gynnwys datrys problemau, dadansoddi data, profi, ymchwilio yn ogystal ag at ddibenion ystadegol ac arolygon
• i reoli archebion ar gyfer digwyddiadau rydych chi’n eu gwneud drwy’r wefan

7. Rhannu eich gwybodaeth

Mae cadw eich gwybodaeth yn ddiogel yn fater o bwys allweddol i ni. Ni fyddwn yn gwerthu eich gwybodaeth i unrhyw drydydd parti, ond mewn rhai amgylchiadau cyfyngedig penodol ac yn unol â'r polisi preifatrwydd hwn, gallwn ddatgelu eich gwybodaeth bersonol i'r canlynol:

• Trydydd parti os oes dyletswydd arnom i ddatgelu neu rannu eich data personol er mwyn cydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol, er mwyn gorfodi neu weithredu ein telerau ac amodau a chytundebau eraill, er mwyn amddiffyn hawliau, eiddo neu ddiogelwch Llywodraeth Cymru neu eraill, neu er mwyn atal neu ymchwilio i drosedd;
• I gael cyngor proffesiynol; a/neu
• I drydydd parti gyda’ch caniatâd. Mewn amgylchiadau o'r fath, cewch ddewis a fyddwn yn datgelu’r wybodaeth amdanoch ai peidio.

Weithiau rydyn ni’n defnyddio trydydd partïon i brosesu eich gwybodaeth ar ein rhan, er enghraifft, i ddarparu gwasanaethau i ni. Ni fyddwn ni’n gwneud hynny oni bai fod gennym ni gontractau priodol yn eu lle i wneud yn siŵr bod eich gwybodaeth yn cael ei chadw’n ddiogel. Mae’r trydydd partïon yn cynnwys:

• CDSM Interactive Solutions Ltd – platfform Hwb

Os ydych chi’n cofrestru ar gyfer digwyddiad, byddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth bersonol â threfnydd y digwyddiad (gweler adran 8 isod) ac â SmartSurvey Limited, sef contractwr sy'n darparu'r gwasanaeth hwn ar ein rhan.

Mae’n bosibl y byddwn ni’n trosglwyddo'r wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei chasglu amdanoch er mwyn ei chadw mewn lleoliad y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA). Mae'n bosibl y bydd staff sy'n gweithio i ni neu i un o'n cyflenwyr y tu allan i'r EEA hefyd yn ei phrosesu. Er mwyn gwneud yn siŵr bod eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel, rydyn ni wedi gosod y mesurau diogelwch a'r dulliau diogelu cytundebol priodol, gan gynnwys amgryptio, i sicrhau bod y sefydliadau hynny'n trin eich gwybodaeth mewn ffordd sy'n gyson â chyfreithiau diogelu data yr UE a'r DU.

8. Gwasanaeth archebu cyrsiau/digwyddiadau

Mae ein gwefan yn darparu gwasanaeth archebu ar gyfer cyrsiau/digwyddiadau sydd wedi’i greu ac yn cael ei reoli gennym ni. Caiff y gwasanaeth archebu hwn ei weithredu ar ein rhan gan CDSM Interactive Solutions Limited a SmartSurvey Limited.

Os ydych chi am gadw lle ar gwrs/digwyddiad, bydd yn rhaid i chi ddarparu eich manylion personol.

Bydd eich manylion personol yn cael eu rhannu â threfnydd y cwrs/digwyddiad er mwyn iddo allu rheoli eich cais. Bydd trefnydd y cwrs/digwyddiad yn gyfrifol am drin eich gwybodaeth yn unol â gofynion diogelu data.

9. Diogelu a storio eich gwybodaeth bersonol

Rydyn ni wedi ceisio creu gwefan ddiogel a dibynadwy i chi. Rydyn ni wedi sefydlu mesurau diogelu technegol a threfniadol priodol, o gofio natur yr wybodaeth. Byddwn yn cymryd y camau angenrheidiol rhesymol i sicrhau bod eich data'n cael ei drin yn ddiogel ac yn unol â'r polisi preifatrwydd hwn.

Dylech nodi, fodd bynnag, fod ymholiadau ar ffurf e-bost yn cael eu trawsyrru mewn ffyrdd anniogel, ac yn cael eu storio all-lein. Rydych yn cydnabod eich bod yn defnyddio’r rhyngrwyd a’r wefan yn gyfan gwbl ar eich risg eich hun. Nid ydym yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb nac atebolrwydd am ddiogelwch gwybodaeth bersonol a drawsyrrir drwy gyfrwng y rhyngrwyd.

Byddwn yn storio eich gwybodaeth yn unol â pholisi cofnodion Llywodraeth Cymru.

10. Cau eich cyfrif ar y wefan

Os nad oes gweithgarwch yn eich cyfrif ar ein gwefan am fwy na 13 mis, gallem ei gau yn awtomatig. Os ydych chi am gau eich cyfrif, anfonwch e-bost i academiwales@llyw.cymru.

11. Dolenni i wefannau eraill

Mae ein gwefan yn cynnwys dolenni i wefannau eraill sydd y tu hwnt i’n rheolaeth ni. Dylech nodi y gallai’r gwefannau trydydd parti sydd â dolen i’n gwefan ni neu ohoni fod yn gweithredu polisïau preifatrwydd gwahanol i’r polisïau a nodir yma.

12. Mynediad at wybodaeth

Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn rhoi'r hawl i chi weld yr wybodaeth sydd gennym amdanoch. Ar gyfer ceisiadau am wybodaeth o dan y GDPR, cysylltwch â DataProtectionOfficer@llyw.cymru.